Office Manager

At Oxford Instruments, we enable the world’s leading industrial companies and scientific research communities to image, analyse and manipulate materials down to the atomic and molecular level. With a sixty-year history, and fourteen Queen’s Awards for Enterprise, our world-class products and technologies are helping our customers to address the greatest challenges of the 21st century.

WIR SUCHEN SIE! Sie sind proaktiv, detailorientiert und ihr Herz schlägt für die Organisation und Schaffung reibungsloser Büroabläufe? Für unseren Standort der Oxford Instruments GmbH in Wiesbaden suchen wir einen engagierten Office Manager (m/w/d) mit einem auf 2 Jahre befristeten Vertrag, der den täglichen Betrieb überwacht, die Einrichtungen koordiniert und unser Team bei der Aufrechterhaltung eines effizienten Ablaufs und einladenden Atmosphäre unterstützt.

Ihre Aufgaben

Als unser Office Manager übernehmen Sie folgende Aufgaben:

• Büromanagement: Verwaltung und Koordination des täglichen Büro Ablaufs, Koordination von Reparaturen, Verwaltung der Vorräte und Überwachung der Raumverteilung.
• Kommunikation und Koordination: Sie fungieren als zentraler Ansprechpartner für interne und externe Stakeholder, darunter Gebäudemanagement, Kunden und Lieferanten.
• Einarbeitung und Budgetierung: Unterstützung bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter und Verwaltung der Bürobudgets und -ausgaben.
• Empfangstätigkeiten: Gewährleistung einer professionellen und einladenden Umgebung für alle Besucher, Organisation von Besprechungen und Pflege der Gemeinschaftsräume.
• Allgemeine Unterstützung: Unterstützung der Führungskräfte bei Berichten, Veranstaltungsorganisation und Korrespondenz unter Einhaltung der Gesundheits- und Sicherheitsrichtlinien.

Was wir Ihnen bieten

• EGYM Wellpass
• JobRad
• Betriebliche Altersvorsorge
• Sprachkurse
• Corporate Benefits

Was Sie mitbringen

• Erfahrung: Mindestens 1 Jahr Erfahrung im Bereich des Office Management oder der Verwaltung mit fundierten Kenntnissen über Arbeitsabläufe und Best Practices.
• Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse (in Wort und Schrift).
• Fortgeschrittene Computerkenntnisse, insbesondere in MS Office (Outlook, Excel, PowerPoint).
• Erfahrung im Budgetmanagement und in der Spesenabrechnung.
• Ausgeprägte organisatorische und koordinative Fähigkeiten.
• Sie arbeiten proaktiv und selbstständig mit einer „Can-do“-Einstellung.
• Außergeprägte zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten.
• Detailorientiert und geschickt im Aufbau positiver Beziehungen.

Wir sind ein sicheres und innovatives Unternehmen mit einem interkulturellen Arbeitsumfeld und flachen Hierarchien. Neben einem wettbewerbsfähigen Einstiegsgehalt und Karrierechancen innerhalb eines globalen Unternehmens bietet Oxford Instruments 30 Tage Urlaub und eine gute Work-Life-Balance.

Wenn Sie bereit sind, die Führung bei der Schaffung einer professionellen, organisierten und einladenden Büroumgebung zu übernehmen, würden wir uns freuen, von Ihnen zu hören!

#LI-AL1 

All qualified applicants will receive consideration for employment without regard to race, colour, religion, sex, sexual orientation, gender identity, national origin, or disability.

Note to recruitment agencies: Oxford Instruments operates a Preferred Supplier List, and we do not accept unsolicited agency CVs. Please do not forward candidate details in response to this advert, or to any Oxford Instruments employees or other company locations. Oxford Instruments is not responsible for any fees related to unsolicited CVs.